Sí, como lo oyes. Seguro que has escuchado alguna vez que tal o cual trabajador ficha desde su teléfono móvil antes de iniciar la jornada laboral. Lo hace abriendo una aplicación a la que se entra con una contraseña. No es un caso raro. Las aplicaciones para fichar están extendidas por todo el panorama laboral. Te comentamos algunos trabajos y sectores en los que su uso es frecuente.
Las aplicaciones móviles para fichar son una herramienta digital de Recursos Humanos. Funcionan por Wifi y cuentan con un geo localizador. Sus datos se almacenan en la nube. Con ella, cualquier trabajador puede fichar desde un teléfono celular, desde una tablet o desde un ordenador. Solo necesita que el dispositivo esté conectado a internet.
Estas aplicaciones cuentan con dos interfaces. Un portal para el trabajador, que suele permitir diferentes funciones, como la de fichar. Y un panel de control que se visualiza desde el ordenador de la empresa. En el panel de control se refleja toda la información en tiempo real. El directivo de Recursos Humanos puede ver a qué hora ha fichado cada trabajador y desde que ubicación. Lo más interesante de todo, es que este software emite al instante un documento de registro de la jornada laboral que se puede entregar a Inspección de Trabajo, en el momento en que lo solicite, cumpliendo todos los requisitos que marca la ley. Sí, porque llevar un control de la jornada laboral en España es obligatorio para todas las empresas.
Esta novedosa herramienta digital se ha desarrollado bastante en los últimos años. Además de fichar desde ella, permite realizar otras tareas de dirección. El trabajador tiene línea directa con el departamento de Recursos Humanos. Con su móvil puede solicitar las vacaciones, un permiso o comunicar una baja laboral. Del mismo modo, la empresa puede remitir documentos personales al trabajador, como pueden ser determinados documentos de la Seguridad Social, en un ámbito de confidencialidad.
Te presentamos, ahora, algunos sectores económicos donde estas aplicaciones se están utilizando con éxito.
Teletrabajo.
El teletrabajo es una modalidad laboral que se hizo popular durante el confinamiento del COVID-19. En España ha tenido menos repercusión de la que se esperaba, pero lo cierto es que muchas empresas funcionan con un sistema mixto. Los trabajadores teletrabajan en su casa unos días a la semana y otros lo hacen desde las oficinas de la empresa.
Las aplicaciones para fichar se pueden instalar tanto desde el ordenador personal del trabajador como en su móvil. Son una herramienta útil para fichar aquellos días que el trabajador no acude a la oficina.
El portal de empleo Indeed señala en su blog que para hacer efectivo el teletrabajo es necesario llevar un registro exacto de la hora de inicio y de finalización de la jornada. También es aconsejable controlar las horas reales en las que el trabajador está trabajando. Registrando cuando se efectúan los parones e interrupciones en el trabajo. Todo esto se puede hacer desde estas aplicaciones.
Desde el punto de vista de la empresa, estas son tareas que se deberían ejecutar con cualquier puesto de trabajo, pero si la actividad se realiza en remoto, este control es aún más necesario. El trabajo a distancia se da en un ambiente más relajado y distendido. El trabajador se puede distraer con asuntos domésticos con más facilidad. Trabaja solo. No está concentrado en un ambiente de trabajo colectivo como sucede en la oficina.
Por lo general, las empresas que utilizan las aplicaciones para fichar lo hacen igualmente si el trabajador trabaja desde casa como si acude a la oficina. No existen diferentes sistemas de fichaje en función de las circunstancias. Esto simplifica bastante el registro de la jornada laboral.
Transporte y logística.
Leticia Moreno, directiva de DLF, una empresa de paquetería y mensajería internacional, nos cuenta que desde hace unos años instauraron en su empresa el uso de Kairoshr, un portal de gestión de personal que en realidad se trata de una plataforma desde la que se pueden realizar muchas de las tareas habituales de Recursos Humanos, sobre todo, aquellas que hacen referencia al contacto directo entre la empresa y el trabajador.
Leticia señala que empezaron utilizando este software porque facilitaba el fichaje de la plantilla. Los trabajadores podían fichar con independencia del lugar en el que se encontraran. Desde las oficinas, desde cualquier almacén de la empresa o aunque se encontraran en mitad de una ruta. Esto hacía que el trabajo fuera más eficiente y que la obligación de fichar no interrumpiera el curso normal de la actividad.
La logística es un sector clave en la economía moderna. Su éxito se basa en la puntualidad. Los paquetes deben llegar al destinatario a la hora prevista. Los retrasos en las entregas pueden acarrear la paralización o el atasque de otros procesos productivos. Por eso, si el trabajador se tiene que desplazar a un almacén concreto para fichar antes de coger la furgoneta, puede hacer que las entregas se retrasen o que el tiempo de transporte sea más ajustado.
Para estas empresas, las herramientas digitales les permiten controlar las ausencias de una manera más sencilla. Pudiendo organizar el trabajo diario con una mayor inmediatez. Ten en cuenta, que en este sector, el hecho de que un trabajador caiga enfermo o le surja un imprevisto que le impida ir a trabajar, obliga a reestructurar todo el plan de trabajo.
Representantes de comercio.
Los representantes de comercio son trabajadores de ventas que se encargan de visitar a los clientes para recogerles los pedidos y ampliar la cartera de clientes.
Se trata de una de las figuras más particulares que hay en el panorama laboral. Si un representante trabaja en exclusiva para una empresa, el portal jurídico Lex asegura que se trata de un trabajador por cuenta ajena, no de un profesional autónomo. Sin embargo, el representante de comercio está sujeto un estatuto jurídico propio.
La mayor parte de los representantes de comercio cobran a comisión. Esto hace que sus sueldos sean variables. Su relación con la Seguridad Social también es particular. La empresa ingresa en la cuenta del representante las cotizaciones que ha de pagar ese mes, tanto la parte que corresponde a la empresa como la que pertenece al trabajador. Cantidades que liquida el representante en una sucursal bancaria por medio del impreso T.C. 1/3.
Un representante de comercio se organiza el trabajo, sin embargo, está sujeto a las directrices de la empresa. Esto hace que muchas empresas fijen una hora de fichar que suele coincidir con el momento en el que se realiza la primera visita. Este control se facilita con herramientas tales como las aplicaciones digitales, las cuales se han hecho frecuentes en esta profesión.
Comercio y hostelería.
Héctor trabaja en una pequeña cadena de reparación de calzado y duplicado de llaves en Barcelona. Su empresa es, apenas, un pequeño puñado de establecimientos de este tipo repartidos por el área metropolitana de la capital catalana. Me cuenta que ficha desde su teléfono móvil. Me enseña la pantalla y me dice cuál es. La aplicación tiene un icono como cualquier otra aplicación, como WhatsApp o YouTube. Me comenta cómo funciona, pero también me dice que siempre no fue así.
Hace cinco años, cuando se estableció la obligatoriedad de llevar un registro de la jornada laboral, fichaba sobre un folio impreso. En la cabecera de la hoja debía escribir su nombre y el mes. El resto del documento era una tabla que debía rellenar a mano poniendo el día, la hora de entrada, la de salida y su firma. El folio lo recogía el supervisor al terminar el mes.
En comercio y hostelería siempre se ha llevado un control de la jornada laboral. Las tiendas, bares y restaurantes deben estar abiertos según su horario comercial y los establecimientos deben estar atendidos. Llevar a cabo este control era relativamente sencillo. Bastaba con guiarse por los tickets de apertura, arqueo, pre-arqueo y cierre de las cajas registradoras. Sin embargo, era complicado documentarlo legalmente. Estas aplicaciones han resuelto este problema.
La mayor parte de establecimientos comerciales que hay en nuestro país son pequeñas empresas. La obligación por ley de llevar un registro de la jornada laboral, que se instauró en abril del 2019, les cogió a la mayoría de ellas en pañales. Sin medios para poder aplicarlas.
El Real Decreto Ley 8/2019, que fijó esta medida, era preciso en su aplicación. La empresa debería llevar un control actualizado de la hora de entrada y salida de cada trabajador y emitir un informe individualizado cuyos datos deberían guardarse durante cuatro años. Este informe debía estar acorde con la Ley de Protección de Datos. El informe podría ser solicitado en cualquier momento por Inspección de Trabajo. Estando sujeto a sanción su no presentación.
Demasiada exigencia para una pequeña empresa. Por eso, aunque en el comercio y la hostelería los encargados son conscientes del absentismo entre los trabajadores, estas aplicaciones digitales les han permitido cumplir con la ley.
Las aplicaciones digitales para fichar son frecuentes en nuestro país y todo apunta a que su uso se va a generalizar cada vez más.
